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【事例解説】内定ホルダーだけが知る1次面接と最終面接の決定的な違い

1次面接と最終面接の違い

就職活動をしていると、複数の企業から内定をもらう内定ホルダーと、どこの企業からも内定を獲得することができない就活生の二極化を実感します。

いくつもの企業選考を突破する内定ホルダーと、内定のない就活生はどこが違うのでしょうか?

書類選考や、1次面接までは進むものの、内定獲得に至らない方は、内定ホルダーだけが知る採用面接の段階ごとの大きな違いに、まだ気が付いていないのかもしれません。

ズバリ、内定ホルダーたちは1次面接と最終面接では、伝える内容は同じでも言い方などを相手に合わせて変換しながら話をしています。

この記事では、現役の大学職員が「採用面接で不採用にならない」ための伝え方について紹介します。

この記事をよむと
  • 面接の本当のねらいがわかる
  • 面接を突破するためのテクニックを紹介
  • 例文付きで伝え方を変える方法を紹介
目次

採用面接を何回もやる目的を再確認しよう

面接回数に疑問を持つ女性

なぜ、企業や大学は多くの時間やコストをかけて、何度も採用面接を行うのでしょうか?

大学職員の場合、年間の採用枠は数名~10名程度と、非常に限られた人数しか採用されません。

それにもかかわらず、数千人の志願者に対して、書類選考、1次面接、2次面接と内定獲得までに5回や6回も採用選考を実施しています。

これだけのコストを支払って採用面接に時間をかける理由は、長期間働いてくれる伸びしろのある人材を獲得したいからです。

そのために、採用を担当する人事部は何度も面接を実施して、あなたの人柄や、就職後の活躍像をイメージしようとしています。

面接の段階が、1次面接、2次面接と進むにつれて面接官が変わることにも、次のような大きな理由があります。

  • 複数人で就職後に活躍できるか見極めるため
  • 採用に関わることで自ら選んだ感を生むため

ついつい、面接を受ける側の感情ばかりを考えてしまいがちになります。

相手が置かれた状況や抱えている背景を理解することで、面接を有利にすすめることができます。

面接官が面接で見ているポイント

面接で見ているポイント

大学職員の採用面接で面接官が見ている主なポイントは次の3点です。

  • 学生時代の取り組みに再現性はあるか
  • 複数人で協力して取り組んだ経験はあるか
  • あなたに人柄や人間力は備わっているか

これらの力は、就職後に大学職員として活躍するための重要なスキルとなります。

面接官は、これらのポイントを見極めるために面接で質問しています。

「選考を突破するためにはどうしたらいいですか?」という質問への答えは、「面接官にあなたが就職後に活躍するイメージ像を描かせることができれば合格です」ということになります。

大学職員トキ

再現性って大事なキーワード!

就活生は、「自分の話をどのように上手に話すか」ということを考えがちです。

しかし、その前に、相手(面接官)がどのような目的をもって面接に臨んでいるのかを考えてみましょう。

就職活動がなかなか上手くいかない就活生は、どうしても一人よがりの就職活動をしていることが多いです。

相手の求めているものは何だろう?と一度、よく考えてみてください。

社会人になれば、相手の求めることを考える力は必須スキルなので、今のうちから鍛えておいて損はありません。

大学職員の採用面接では評価軸が変わる!?

面接を突破するために必要な答えをひとつ紹介します。

それは、選考が進むにつれて見ているポイントの評価軸が変わるという点です。

大学職員の採用選考では、民間企業と同じように複数回にわたって面接が実施されます。

1次面接、2次面接・・・最終面接と面接官が毎回変わり、だんだんと面接担当者の年次が上がっていきます。

同じ大学の採用面接のため、どの面接においても、就活生を選考する際に見ているポイントは変わりません。

では、選考のために見ているポイントは同じなのに、評価軸が変わるというはどういうことでしょうか?

大学職員モモ

評価軸をもう少し分かりやすく解説するね!

1次面接も、最終面接も見ているポイントは同じなのに、評価軸が変わることを理解するためには面接ごとの面接官をイメージすることが大切です。

採用面接を担当する人たち
  • リクルーター:2年目~5年目の若手職員
  • 1次面接:30代半ばの係長クラス
  • 2次面接:40代前半の課長補佐クラス
  • 3次面接:40代後半の課長クラス
  • 最終面接:50代の部長、60代役員クラス

面接が進むにつれて、担当する面接官の年次が上がっていく様子がわかります。

年次が上がれば、それだけ大学職員としての経験が多いので、実際の経験をもとにあなたの面接内容をより深く多面的にとらえて質問をしてきます。

面接の際に、面接官が合格を与える基準をひと言で表すなら「一緒に働きたいと思えるか」です。

一緒に働きたいか?というフレーズは、少し上から目線のように感じますが、採用選考においては、合否の裁量は完全に面接官側にあるのも事実です。

ただし、就活生にも企業や大学を選ぶ権利があるので、面接官は「自分たちが選考しているようで、実は自分たちも就活生から選考されている」という視点を忘れてはいけませんね。

一緒に働きたい!と思われるためには?

大学職員の選考の場合、面接が進むにつれて、面接官の年次が上がることが重要なポイントです。

どの面接官でも共通して見ている主なポイントは次の3点です。

  • 学生時代の頑張りに再現性はあるか
  • 複数人で協力して取り組んだ経験はあるか
  • あなたに人柄や人間力は備わっているか

しかしながら、年次が変わればこれらのポイントを見る際の評価軸が変わります。

大学職員サキ

年次ごとの普段の仕事像を想像すること!

たとえば、「複数人で協力して物事に取り組んだ経験」というポイントを見てみましょう。

毎日の業務で、実作業を多くこなす若手の職員と、たくさんの部下を抱える部長では、「複数人で仕事をする」というポイントを見るときに評価する観点が異なります。

面接ごとに見ている視点が違う
「複数人で協力した経験」を例にすると…

中堅・若手職員が面接官の場合

  • 後輩として仕事を分担できるかな?
  • 派遣、パート職員と協働できるかな?
  • 上司に失礼のないマナーはあるかな?

毎日、膨大な業務量をこなす中堅・若手職員は、同僚として迎えたいかという目線で選考に臨んでます。

部長クラスが面接官の場合

  • 中核を担う大学職員になれるかな?
  • 教員や卒業生に誠実に対応できるかな?
  • 成長の伸びしろはあるかな?

何十人もの部下を抱えてきた管理職は、将来の成長性を見極める目線で選考に臨んでいます。

このように、同じポイントを選考で見ていますが、どのように判断するのかは、面接官の日々の業務や立場によって変わります。

つまり、私たち就活生は、面接が進むにつれて、話す内容の根幹や軸の部分は変えずに、面接官の立場や背景を想像して、相手に届く伝え方に変換して話をする必要があります。

この、「相手に合わせて話を変換すること」の重要性に気がついた就活生から、内定を勝ち取っていくことになります。

大学職員トキ

これまで30人以上の就活生を見てきて感じた共通点だね!

「相手に合わせて変換するなんて、面倒だ…」と思うかもしれません。

しかしながら、就職活動や転職活動において、唯一の絶対的な正解はありませんが、「相手に合わせて変換しながら伝える」ということは、内定を引き寄せるためのひとつの答えだと思います。

採用担当者に刺さる面接の方法

選考の分かれ道

面接では、面接官に「この就活生を次の選考に推薦したい」と思ってもらえなければ、選考を通過することができません。

「失敗しないように面接をこなす」のではなく、面接官に刺さる採用面接を行う必要があります。

では、どのようにしたら面接官に刺さる面接を行うことができるのでしょうか?

答えは、面接官が求める内容を抑えつつ、自分らしさをアピールすることです。

具体的には、次の2点を意識しましょう。

  • 大学職員に求められる能力を理解する
  • 相手に合わせて話す内容を変換する

基本的な大前提として、「大学職員として活躍するために求められる能力」をしっかり押さえておく必要があります。

まずは、大学職員の面接で基礎になる「大学職員に必要な能力」をしっかりと自分の中で理解しておきましょう。

相手に合わせて話す内容を変換する方法

内定ホルダーだけが知っている「面接官ごとに、話す内容を変換する方法」を紹介します。

まずは、相手(面接官)の背景を想像しましょう。

年齢や肩書き、担当業務、見た目などから自由に想像してください。

あなたが想像する相手の背景は、直接本人に確認ができないので、正解、不正解がありません。

しかしながら、同じ内容でもどう話したら相手に伝わるか?と自然と考える癖がつくので毎回行いましょう。

大学職員トモ

文化祭にむけたサークルでの体験をテーマに考えてみよう!

あなたが学生時代に頑張ったエピソードとして、「文化祭にむけたサークルでの取り組み」をテーマに言い換えの例文を確認しましょう。

文化祭に関するガクチカの例文

「私は大学2年生の時、大学の文化祭にサークルとして出店することになった。

この時に、原価率の安さから小麦粉を使用した粉モノを商品として出品することになったが、焼きそばとたこ焼きのどちらを提供するかで大きく意見が割れた。

このままでは、サークルが崩壊するのではないかと危機感を覚えた私は、すぐに仲介役にまわり、なんとか事なきを得た。この経験から私は、人の話に耳を傾け、間を取り持つことが得意だと実感した。」

※ガクチカ…学生時代に学生時代に力を入れたことの略(就活略語)

大学職員トキ

これをベースに相手に合わせた言い換えを考えてみよう!

例文:1次面接で中堅・若手の職員に向けて話す場合

私は、大学2年生の時、大学の文化祭にサークルとして出店することになりました。

ところが、提供する商品を焼きそばとたこ焼きのどちらにするかで大きく揉めてしまいました。焼きそば派の仲間に理由を尋ねると、多くの人が「たこ焼きはクルクル回す作業が大変だから」という理由で反対していることが分かりました。

そこで私は、たこ焼き派のメンバーに調理作業を分担したいと伝えると快く快諾してくれました。

次に、焼きそば派の仲間にたこ焼き調理は私やたこ焼き派のメンバーで分担するので、宣伝や接客をお願いしたいと交渉しました。焼きそば派のメンバーも調理をしなくてよいということで、抵抗感がなくなり、そこからは一致団結してどのように売り上げを立てるか作戦会議をする毎日でした。

この経験から、まずは相手の話に耳を傾け、自ら主体的に行動していくことの大切さを学びました。

1次面接を担当する中堅・若手の職員に対しての伝え方の参考例はいかがですか?

中堅・若手職員に向けたガクチカの変換ポイントとして、以下の点を意識します。

  • 周囲の話を聞くことができる
  • 意見の異なる人と協力できる
  • 自ら主体的に動くことができる

これらのポイントを意識して変換することには、次の狙いがあります。

中堅・若手の職員は日常業務でたくさんの事務作業をこなし、派遣職員やパート職員に仕事を割り振りしています。

つまり、中堅・若手の職員は、立場の異なる人の話に耳を傾け、時に対立する相手とも協力し、自ら主体的に動くことができなければ、大学職員として活躍することはできないと考えている傾向があるため、そこに刺さるように伝え方を工夫します。

例文:最終面接で管理職の職員に向けて話す場合

私は、大学2年生の時、大学の文化祭にサークルとして出店することになりました。ところが、提供する商品を焼きそばとたこ焼きのどちらにするかで大きく揉めてしまいました。

対立の原因は、たこ焼きの調理工程が手間であるという意見によるものでした。その時は、たこ焼きの調理を分担することで、問題は解消しましたが、根本には別の問題があると感じました。

一部のサークルメンバーが決めた内容を決定事項として伝えられたメンバーが良く思わなかったことが、「今回の対立の本当の原因である」と仮説を立てて、翌年度の文化祭では、メンバー全員で出店の目的を確認し、目的を実現するためのアイデア会議を行うところから始めました。

かつて私は、事前会議は時間と手間がかかるものだと後ろ向きでしたが、この取り組みを通じて大切なことを学びました。

最終面接を担当する管理職の職員に対しての伝え方の参考例はいかがですか?

管理職に向けたガクチカの変換ポイントとして、以下の点を意識します。

  • 場当たり的でない根本の原因を解決できる
  • 自ら仮説検証をすることができる
  • 部分ではなく全体を見通すことができる

これらのポイントを意識して変換することには次の狙いがあります。

管理職は、部下の労務管理だけでなく、いかに育成するかというミッションを感じながら日々の業務にあたっています。

特に、大学職員という職種は、一括りにはできない多くの方々と話を進めていく職業であるため、誠実さ、臨機応用さ、粘り強さ、人当たりの良さなど複数の要素が必要になります。

つまり、管理職は、大学職員の総合職として、将来的に活躍できる人間力を備えているかという観点で選考しています。

最終面接にもなると、1次面接から選考を進んできた就活生がライバルとなります。

それぞれが良い経験や知識、能力を備えている中で、最終的な合否の分かれ目は人間力にあります。

特に、最終面接での逆質問は、内定を大きく近づけることになるので、しっかりと対策をして臨みましょう。

まとめ

大学職員の採用面接を突破するための方法を紹介しました。

まずは、大学職員の採用面接で、面接官が見ているポイントをしっかりと確認しておきましょう。

・学生時代の頑張りに再現性はあるか
・複数人で協力して取り組んだ経験はあるか
・あなたに人柄や人間力は備わっているか

そのうえで、採用面接が進むごとに、面接官の年次が変わることも意識しておく必要があります。

採用面接を担当する人たち
  • リクルーター:2年目~5年目の若手職員
  • 1次面接:30代半ばの係長クラス
  • 2次面接:40代前半の課長補佐クラス
  • 3次面接:40代後半の課長クラス
  • 最終面接:50代の部長、60代役員クラス

内定ホルダーだけが知る、採用面接を突破するための方法は「面接の段階ごとに伝え方を変換すること」です。

中堅・若手職員が面接官の1次面接で、将来像だけを押し出しても、「どこか理想論に過ぎない」と、判断されてしまいます。

一方で、管理職が面接官となる最終面接で、現場の事務効率の最適化だけを押し出しても、「総合職としての器が見えない」と判断されてしまいます。

せっかく、時間をかけて考えたガクチカや志望理由を活かすためにも、相手に伝わるように言い換えを上手く使いながら面接に臨んでください。

誰でも就職活動や転職活動は初めての経験であることが多いため、最初は上手く相手に伝える言い換えができないこともあります。

  • 自分のガクチカに自信がない
  • どのように変換できるか相談に乗ってほしい
  • 志望理由をもう少しブラッシュアップしたい

そんな方は「大学職員になる」公式LINEをご活用ください。

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さいごまでお読みいただきありがとうございます。

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この記事を書いた人

・現役の大学職員
・OB訪問受付30名以上
・学生時代は50社選考受ける
・家族と平穏に暮らす

『就活生・転職者を応援するのは前向きな人と仕事がしたいから』

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