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【メール例文3選】大学職員へのOBOG訪問の探し方・流れ・マナーを解説

大学職員のOB・OG訪問で成功するメール3選

大学職員を目指す就活や転職活動では、OB・OG訪問をすることで公式ホームページには書かれていない情報を知ることができ、志望動機を考える際に役立ちます。しかし、大学職員にOB・OG訪問をすることは非常に難しいと言われています。

なぜなら、大学職員の人数が少ないことに加えて就活解禁の時期に合わせて一部の大学職員にOB・OG訪問の申込みが殺到しているからです。大学職員にOB・OG訪問するためには探し方・訪問の流れ・メールマナーを理解して貴重なチャンスを逃さないことが大切です。

当記事ライターの現役大学職員トキはこれまでに30名以上からOB訪問を受けてきましたが、丁寧なメールを送ってくれる就活生ほど、実際の訪問を受けた際の印象が良い傾向にあります。

この記事では、場面に合わせたメール例文を利用して大学職員へのOB・OG訪問を成功させるための方法を解説します。この記事を読むとOB・OG訪問の申込みで断られることなく、好印象を受けるための方法がわかります。

結論として、大学職員へのOB・OG訪問では相手の置かれている状況を理解して先手を打つことが大切です。

目次

大学職員へのOB・OG訪問で使えるメール例文3選

OB・OG訪問する際のメール例文は次のとおりです。訪問の申込み、承諾後の連絡、訪問後のお礼などさまざまな場面に応じて参考にしてください。

OB・OG訪問を申し込むときのメール例文

【件名:】●●様へOB・OG訪問のお願い(△△大学(自分の名前))

〇〇大学

●●様

突然のご連絡を失礼いたします。

△△大学の××と申します。

表題の件につきまして、●●様にOB・OG訪問をさせていただきたくご連絡差し上げた次第です。

お忙しいところ大変恐縮ですが、お返事いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

OB・OG訪問が決まってからのメール例文

【件名:】●●様へ○月●日OB・OG訪問について(△△大学(自分の名前))

突然のご連絡を失礼いたします。△△大学の××と申します。

表題の件につきまして、●●様へのOB・OG訪問ではどうぞよろしくお願いいたします。

今回の訪問では以下の内容を中心にお話をお伺いさせていただきたいと考えております。

  • ●●様の担当業務について
  • 貴学で働くことで分かったことや得た経験
  • 貴学と関連する業界と関係性について

何卒宜しくお願いいたします。

OB・OG訪問後のお礼メール例文

【件名:】●●様へOB・OG訪問の御礼(△△大学(自分の名前))

お世話になっております。△△大学の××と申します。

表題の件につきまして、●●様へのOB・OG訪問の際は大変ご丁寧にご説明いただきありがとうございました。お忙しい中、お時間をいただき大変感謝しております。

今回の訪問では大学職員の業務内容について、教学部署や法人部署といった構造的な内容から現場レベルの実務について大変理解が深まりました。

●●様のお話を聞いたうえで、私は貴学の中長期事業計画では△△という部分が課題であり今後、大学全体で取り組むべきだと考えました。この考えに基づき、私が入職後にどんなことをするべきかを改めて考えて、志望動機をさらに魅力的なものにしたいと思います。

この度は貴重なお時間をいただきありがとうございました。改めて御礼申し上げます。

大学職員にOB・OG訪問を申し込む方法3選

大学職員にOBOG訪問する方法

OB・OG訪問とは、自分が就職したい大学で働くOB・OG職員を訪ねて業界のことや、大学の雰囲気、働き方などについて質問する機会のことです。民間企業への就職では当たり前のように行われるOB・OG訪問ですが、大学職員に就職する場合も同じように行いましょう。

新卒の採用活動に積極的な企業では、社員訪問などの機会を採用担当の人事部が準備しているケースもありますが、大学職員に就職する場合は就活生が自分でOB・OG職員を探し、訪問のアポを取る必要があります。

大学職員のOB・OGを探す方法3選
  • 友人や先輩などに紹介してもらう
  • キャリアセンターのOB・OG名簿で調べる
  • OBOG訪問の就活サービスを利用する

OB・OGの大学職員に訪問アポイントを取る

OB・OG訪問を申し込むために、先輩の大学職員に連絡をして訪問のアポイントを取りましょう。OB・OG訪問する先輩職員の探し方は次の3つです。

友人や先輩に大学職員を紹介してもらう方法

友人や先輩といった人伝いの紹介であれば、訪問相手のOB・OGにも事前に話が行くのであなたが訪問のお願いした際に断られることなく、スムーズに訪問の申し込みをすることができます。ただし、大学職員の人数が多くないことから「知り合いに大学職員がいる」ケースは稀なので紹介してもらえたらラッキーです。

キャリアセンターのOB・OG名簿で大学職員を探す方法

大学の就職支援課やキャリアセンターでは卒業生の進路調査を行っており、「OB・OG名簿」というかたちで事前に同意した卒業生たちの就職先と連絡先を一覧にして掲載している大学があります。ただし、「OB・OG名簿」はリストに掲載されている卒業生の情報が少なかったり、卒業以降は一度も更新がされていないなど、希望する大学への就職記録が掲載されていないことがあります。

OB・OG訪問の就活支援サービスを活用する方法

大学職員を紹介してくれる友人がいなかったり、キャリアセンターに希望するOB・OGの情報がない場合は民間企業が運営する「OB・OG訪問サービス」の利用がおすすめです。就活生とOB・OG訪問を受けてくれる社会人をマッチングさせるサービスで事前にチャット等でやり取りすることが可能です。「知らない相手と会うのが怖い」場合はオンラインでの訪問を申し込みましょう。

OB・OG訪問向けの就活支援サービスを活用しよう!

代表的なOB・OG訪問サービスにはビズリーチキャンパスOBトークなどがあり無料で現役の社会人にOB・OG訪問を申し込むことができます。OB・OG訪問サービスに登録している社会人は日々、更新されるので会員登録後(無料)に気になる大学の職員がいるか探してみましょう。

大学職員トキ

まずは、頑張って訪問相手を見つけよう!

大学職員にOB・OG訪問する時のマナー

大学職員にOB・OG訪問する際には社会人として最低限のマナーを守ることを意識しましょう。OB・OG訪問をすることで就活生の目的は達成されますが、相手の社会人は自身の時間を使って対応してくれることを忘れてはいけません。

たとえOB・OG訪問であっても先輩職員からは「この人と一緒に働きたいかな?」という視点で見られています。本記事ライターの現役大学職員トキもこれまで30名以上の学生・社会人からOB・OG訪問を受けてきましたが、社会人としてのマナーがある就活生とそうでない就活生では相手に与える印象が大きく異なります。

OB・OG訪問するときのマナー3つ
  • ビジネスメールのかたちでOB・OG訪問メールを送る
  • 事前に質問内容を相手に伝える
  • すぐに「別のOB・OGを紹介してほしい」はNG!

社会人と話をするにあたり「社会人マナーにあまり自信がない…」という方でも、押さえるべきポイントを理解して臨めば大丈夫です。最初から完璧を求めずに合格点を取るつもりでOB・OG訪問に挑戦しましょう。

OBOG訪問メールを送る際に書くべき内容

OBOG訪問メールを送るときの注意点

OB・OG訪問を申込む先輩の大学職員は毎日、大量のビジネスメールをチェックしています。そのため就活生が送る「OB・OG訪問メール」についてもビジネスメールの形式で送ることで、すぐに趣旨を理解してもらうことができます。

ビジネスメールについて、慣れるとすぐにメール本文を作成することができますが会社員経験のない就活生にとって最初は難しく感じることがあります。その理由として近年はSNSの発達によりLINE・Twitter・インスタグラムなどのDM(ダイレクトメッセージ)機能を用いて友人とやり取りする機会が増えておりメールを送る機会が大きく減少していることが挙げられます。

就活生がOB・OG訪問メールを送る際に気をつけるポイントは次のとおりです。

OB・OG訪問メールで意識するポイント
  • 宛名を記載する
  • 差出人の名前を記載する
  • わかりやすい題名を書く
  • 要件を手短に書く
  • 返信に時間をかけすぎない

メールを送る際は「宛名」「差出人」「題名」をしっかりと記載しましょう。LINEやDM(ダイレクトメッセージ)では、特定のアカウントからの連絡を連続して表示することができるため、宛先・差出人を書くことはありませんが、メールの場合は「誰から、どんな内容なのか」を分かりやすく記載する必要があります。

毎日、100通以上の大量のメールを受信する社会人に対して、本文だけが書かれたメールを送ることは避けましょう。以下のようなメールの送り方はダメな事例です。

「それでは、3日にお願いしたいのです。場所はどうしましょう…」

OB・OG訪問を希望している就活生とだけメールのやり取りをしていれば問題ありませんが、社会人の先輩職員はあなた以外に何十人もの人々とメールでのやり取りをしています。メールを受信した社会人が「誰が送ってきた、なんの要件だろう?」と理解するまでになるべく時間がかからないメールを送ることを心がけてください。

読むのに時間のかかるメールを送ってしまうと、返信を後回しにされたり、ほかのメールに埋もれたりして、返信が届くまでに時間がかかるだけでなくメールを見落とす原因になります。

大学職員モモ

こんなメールが届いたら嬉しいな!

OB・OG訪問の依頼メール例文

【件名:】●●様へOB・OG訪問のお願い(△△大学(自分の名前))

〇〇大学

●●様

突然のご連絡を失礼いたします。

△△大学の××と申します。

表題の件につきまして、●●様にOB・OG訪問をさせていただきたくご連絡差し上げた次第です。

お忙しいところ大変恐縮ですが、お返事いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

OB・OG訪問を受けてくれる大学職員の場合は承諾の返信メールを返してくれます。何通かメールのやり取りをする場合はメールの返信回数が多くなり、件名が「Re:Re:Re:Re:Re:…」となりすぎないように気をつけましょう。

何通もメールのやり取りをして件名が見えなくなってしまった場合は、件名を書き直して「何の要件なのか」を一目でわかるようにしましょう。

OB・OG訪問後すぐに別の紹介を依頼するのはNG

OB・OG訪問するときにやってはいけないこと

自分が経験したことのない業務について、OB・OG職員からの話を聞いてすぐに業務を100%理解することができる就活生はいません。大学職員の仕事は民間企業とは異なり、特殊な仕事も多いため話の内容を整理する時間が必要になります。

OB・OG訪問を受けてくれた先輩に対してその場で「別の人を紹介してほしい」というのは避けましょう。

「本日の訪問ありがとうございました。では、次にほかの部署の先輩を紹介してもらえませんか?」

  • あなたでは満足できなかった
  • もっと役に立つ話が聞きたい
  • とにかくOB・OG訪問をたくさんしたい

というメッセージを先輩職員に伝えることになります。OB・OG訪問は「業務理解」を目的とした手段の一つです。

就活や転職活動で視野が狭くなると、「OB・OG訪問」が手段ではなく目的になってしまう方がいます。スタンプラリーのようなOB・OG訪問にならないよう十分に注意しましょう。

ほかのOB・OG職員を紹介してほしい場合は、自分なりに話の内容を整理して「この部分について理解が及ばないので△△関連の職場で勤務する職員の方を紹介してほしい」とお願いしてみましょう。

OB・OG訪問を受けてくれた先輩職員も他の職員を紹介する場合は「○○さんの紹介」というかたちで就活生を大学職員に繋げることになります。紹介してもらえるように真面目に誠実にOB・OG訪問に臨みましょう。

大学職員へのOB・OG訪問が難しい理由は「一部に殺到するから」

「大学職員へのOB・OG訪問は相手を見つけることができずに難しい」とよく言われていますが原因は多くの就活生が一斉にOB・OG訪問を開始するため、数少ない大学職員にOB・OG訪問の依頼が殺到するからです。

日本の新卒採用は3月にプレエントリーを開始して6月に面接を解禁する一括採用モデルを採用しています。大学業界も同じで民間企業の採用スケジュールに合わせて採用活動を実施しています。

多くの大学生が就職活動を開始する12月から2月にかけて、OB・OGは数多くの就活生からOB・OG訪問を申し込まれることになります。しかしながら、大学職員にとって12月から4月にかけては年度末・年度初めの準備と重なる繁忙期です。

一方で、OB・OG訪問の依頼が殺到する12月から2月以外の時期であれば、ライバルである他の就活生からの訪問依頼も少なく簡単にOB・OG訪問のアポイントを取ることができます。就職活動を学部3年生の夏から開始するなど少し時期を工夫してOB・OG訪問を申し込んでみましょう。

12月~2月は訪問依頼が殺到、5月~11月は依頼が少ないのでチャンス!

OB・OG訪問で大学職員から好印象を受けるための方法

OB・OG訪問を受け付けている大学職員には口コミや紹介などで毎年、多くの就活生から訪問の依頼が届きます。就活生にとっては初めてのOB・OG訪問でも、先輩職員にとっては「あなたが50人目の就活生」というケースも珍しくありません。

当記事ライターの現役大学職員トキはこれまでに30名以上の就活生からOB・OG訪問を受けていますが「この人と一緒に働きたいと思えるか?」という視点を持ちながら訪問を受けています。OB・OG訪問が選考活動に直結しない場合でも、大学職員から好印象を受けることができれば、他の先輩職員を紹介してもらえたり、志望動機の添削をしてもらえたりと力を借りることができます。

大学職員モモ

どうしたら好印象をもってもらえるの?

OB・OG訪問で先輩職員から好印象をもたれるためには、相手の状況を想像してやり取りすることが大切です。

これからあなたがOB・OG訪問を申し込む相手はどんな状況でしょうか?中堅・若手の大学職員であれば、働き盛りのためたくさんの業務をこなしています。管理職などのベテラン職員の場合は、1日の中でいくつもの会議に参加しているかもしれません。

あなたが「OB・OG訪問を申し込みたい!」と思うような優秀な大学職員はいろんな業務を任されて忙しい状況です。その中で、OB・OG訪問のために時間をつくってもらうために、就活生は自分でできることを工夫する必要があります。

OB・OG訪問のために、就活生がやるべきことは次の3つです。

すぐにできる就活生がやるべきこと
  • 訪問前に質問したい内容をまとめてメールする
  • お礼メールには自分の意見を添える
  • 大学のファンではなく職員になりたい理由を考える

OB・OG訪問前に質問したい内容を伝えよう!

訪問前に聞きたいことを伝えよう

OB・OG訪問をする場合、事前に準備するのは就活生だけではなく、先輩職員も「明確に回答してあげたい」と準備をしています。主観だけで質問に回答するのではなく、就活生が今後の就職活動で役立てられそうな資料や情報を準備します。

あなたがOG・OG訪問で質問したいと考えている内容について、質問の項目や方向性を事前に連絡しておきましょう。

  • 大学業界の○○が理解できずに苦労している
  • 就活を進めるためのコツが知りたい
  • △△さんの経験談を聞きたい

事前に質問したい内容がわかるだけでOB・OG訪問を受ける先輩職員はとても準備がしやすくなります。せっかくお互いに貴重な時間を使って訪問するので有意義な時間にするために事前の準備はしっかりと行いましょう。

大学職員トモ

相手の立場を考えたメールは好印象です!

OB・OG訪問が決まってからのメール例文

【件名:】●●様へ○月●日OB・OG訪問について(△△大学(自分の名前))

突然のご連絡を失礼いたします。△△大学の××と申します。

表題の件につきまして、●●様へのOB・OG訪問ではどうぞよろしくお願いいたします。

今回の訪問では以下の内容を中心にお話をお伺いさせていただきたいと考えております。

  • ●●様の担当業務について
  • 貴学で働くことで分かったことや得た経験
  • 貴学と関連する業界と関係性について

ご検討いただけますと幸いです。

何卒宜しくお願いいたします。

訪問後に送るお礼メールには自分の意見を添えよう!

就活ナビサイトや就活セミナーでは「OB・OG訪問の後はお礼メールをしましょう」と紹介されています。しかし、多くの就活生が「お礼メールを送る理由」を理解していないのでただメールを送って終わりになってしまいます。

OB・OG訪問を受けた先輩職員は「今回の訪問でどれだけ就活生が内容を理解したか?」ということが気になっています。就活生がお礼メールを送る理由として、時間をつくってくれたOB・OGへのお礼の意味はもちろんですが、自分がどのように理解して考え方が変わったのかを伝えることが大切です。

コピー&ペーストしたお礼メールは絶対にやめましょう。

OB・OG訪問後のお礼メール例文

【件名:】●●様へOB・OG訪問の御礼(△△大学(自分の名前))

お世話になっております。△△大学の××と申します。

表題の件につきまして、●●様へのOB・OG訪問の際は大変ご丁寧にご説明いただきありがとうございました。お忙しい中、お時間をいただき大変感謝しております。

今回の訪問では大学職員の業務内容について、教学部署や法人部署といった構造的な内容から現場レベルの実務について大変理解が深まりました。

●●様のお話を聞いたうえで、私は貴学の中長期事業計画では△△という部分が課題であり今後、大学全体で取り組むべきだと考えました。この考えに基づき、私が入職後にどんなことをするべきかを改めて考えて、志望動機をさらに魅力的なものにしたいと思います。

この度は貴重なお時間をいただきありがとうございました。改めて御礼申し上げます。

「大学が好き」という志望動機がダメな理由

大学にとって卒業生が愛校心を抱くことは嬉しいですが、大学職員の採用面接では「ファンの獲得」ではなく、総合職として活躍する人材を求めています。

多くの就活生が大学職員の志望理由として以下のような「大学のファン」としての理由を考えてしまいます。

  • 母校に恩返しがしたい
  • 貴学の建学の精神に感銘を受けた
  • 貴学が好きだから

OB・OG訪問をする際にあなたが大学職員を志望している理由について先輩職員は知りたがっています。なぜなら、就活生が志望する理由を知ることで適切なアドバイスや今後、取り組むべき課題が見えてくるからです。

大学職員になるためには大学のファンではなく、価値を創造して提供する側に立った視点を持つ必要があります。自分は入職後にどのような取り組みを通じて活躍できるのか考えてみましょう。

OB・OG訪問のメリットとデメリット

OBOG訪問のメリット

OB・OG訪問は就職・転職活動において必ずしなければいけないというルールはありません。それなのにどうして多くの就活生はOB・OG訪問をするのでしょうか。

OB・OG訪問をすることには次のメリットがあります。

大学職員にOB・OG訪問するメリット
  • 公式ホームページに書かれている内容を分かりやすく教えてもらえる
  • 志望動機など自分の主張に対して裏付けになる
  • 採用説明会では聞くことができないリアルな内情を知ることができる

大学職員になるために志望動機を考える場合、多くの方が大学の公式ホームページを参考にして情報を集めます。ところが大学が掲げている中長期事業計画などは直近のことや現状についての解説ではなく、少し先の話を中心に書かれているため抽象的になりやすく大学業界が未経験の方にとっては分かりにくい部分が多くあります。

OB・OG訪問をすることで「中長期事業計画に掲載されている○○について実際の業務で体感することを教えてほしい」などと質問しながら内容を分かりやすく大学職員の実体験に基づいて教えてもらうことができます。

大学職員の志望動機がうまく書けずに悩んでいる方は、考え込むのではなく実際にOB・OG訪問を申し込んでみましょう。自分だけでは言語化できなかった部分を明確にするヒントが得られるかもしれません。

OB・OG訪問するデメリット
  • 訪問相手を探すまでが大変
  • 交通費がかかる

大学職員にOB・OG訪問することのデメリットは訪問相手を探すまでに時間がかかったり、交通費がかかるということです。ですが、あなたの就活・転職活動が前進する可能性を考えるとデメリットよりもメリットの方があると思います。

OB・OG訪問をしようか迷っている方は迷う前に行動して訪問をしてみましょう!

大学職員サキ

自分の足で稼いだ情報は価値が高い!

まとめ

大学職員にOB・OG訪問するために、非常に大切なことは社会人としてのマナーを身につけて訪問することです。メールの送り方を間違えるとメールが見てもらえなかったり、OB・OG訪問を受けてもらえなかったりと損することになります。

就活生が気をつけるべきマナーは次の3つです。

OB・OG訪問するときのマナー3つ
  • ビジネスメールのかたちでOB・OG訪問メールを送る
  • 事前に質問内容を相手に伝える
  • すぐに「別のOB・OGを紹介してほしい」はNG!

ビジネスメールの文面や送り方が分からない場合は、お手本になるメール文章を探してマネしてみましょう。慣れればすぐに書くことができるビジネスメールも最初は「どう書けばいいか分からない…」と悩んでしまいます。

大学職員へのOB・OG訪問で意識するポイントは次のとおりです。

OB・OG訪問メールで意識するポイント
  • 宛名を記載する
  • 差出人の名前を記載する
  • わかりやすい題名を書く
  • 要件を手短に書く
  • 返信に時間をかけすぎない

初めてのOB・OG訪問は緊張するものですが、迷って悩んでいるよりもずっと得るものが多いです。まずは勇気を出してOB・OG訪問を申し込んでみましょう。

大学職員へのOB・OG訪問で大変なことは訪問する先輩職員を探すことです。友人や先輩から紹介してもらえない場合でも現在はインターネットやSNSが普及しているので大学職員の知り合いがいない状況からでも探すことができます。

大学職員の探し方や出会う方法については、以下の記事で詳しく解説しています。

OB・OG訪問は大学職員の内定を獲得するという目標のために行う手段の一つです。業務や大学についての理解を深めるためにOB・OG訪問の機会を活用しましょう。

当記事ライターの現役大学職員も毎年、OB・OG訪問を受け付けています。

  • 大学職員のOB・OG訪問相手が見つからない
  • OBOG訪問って本当にした方がいいのか迷っている
  • 現役の大学職員から話を聞きたい

そんな方は「大学職員になる」公式LINEからご連絡ください。現役大学職員がお悩み解決に向けてお手伝いします。

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