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【メール例文付き】大学職員へのOBOG訪問の探し方・流れ・マナーを解説

アポの取り方とマナー

就活や転職活動において、「OB・OG訪問はした方が良いのか?」と多くの方が疑問に思っています。

結論、内定の可能性を1%でも高めたいなら必ずOB・OG訪問をするべきです。

ですが、OB・OG訪問をするのってハードルが高いですよね?

  • OB・OGをどうやって探したらいいの?
  • 訪問するときのマナーは?
  • 訪問して何を話せばいいんだろう?

これまでにOB訪問を30名以上から受けている現役の大学職員が「大学職員にOB・OG訪問する方法」を解説します。

OB・OG訪問をする目的はいくつかありますが、自分が就職を考える環境で働いている先輩から話を直接聞くことは、

  • 志望動機が明確になる
  • 自分の適性を判断できる
  • 就活が有利になる

など、多くの気づきやきっかけを得ることができます。

あまり知られていない大学職員へのOB・OG訪問の申し込み方から、就活生が知らずに行っているマナー違反、OB・OG訪問を成功させるコツについて紹介します。

この記事を読むと
  • OB・OG訪問の進め方がわかる
  • 社会人マナーを理解することができる
  • 就活生の多くがミスする勘違いがわかる
目次

大学職員へOB・OG訪問の申し込み方法

OBOG訪問の申込み方

OB・OG訪問とは、自分が就職したい大学のOB・OG職員を訪ねて、業界のことや、大学の雰囲気などについて質問する機会のことです。

企業によっては、社員訪問などの機会を人事部が用意しているケースもありますが、基本的には就活生が自分でOB・OG社員を探し、訪問のアポを取って行う必要があります。

大学職員へのOB・OG訪問の場合も、企業に勤める会社員に申し込む方法と基本的には同じです。

ただし、大学職員にOB・OG訪問を申し込むときに絶対にやってはいけない注意事項があるので、詳しくはページ下部で紹介します。

OB・OG職員にアポイントを取る

OB・OG訪問を申し込むためには、先輩の大学職員に連絡をする必要があります。

しかしながら、訪問対象となるOB・OGを見つけることができなければ、そもそも訪問の申し込みができません。

OB・OGを見つける方法は主に次の3つです。

  • 友人や先輩などに紹介してもらう
  • キャリアセンターのOB・OG名簿で調べる
  • OBOG訪問の就活サービスを利用する

友人や先輩といった人伝いの紹介であれば、訪問相手のOB・OGにも事前に話が行くので、あなたがお願いした際に断られることなく、スムーズに訪問の申し込みをすることができます。

人伝いに紹介を受けることが難しい場合は、大学の就職支援課・キャリアセンターにある「OB・OG名簿」を活用してみてください。

大学の卒業生たちの名簿と共に就職先が分かる一覧リストを準備している大学が多くあります。

しかし、大学にある「OB・OG名簿」はリストに掲載されている卒業生の情報が少なかったり、卒業以降は一度も更新がされていないため、すでに目当ての企業にはOBOGがいないケースがあります。

そんなときは、OB・OG訪問向けの就活支援サービスの活用も検討しましょう。

OB・OG訪問向けの就活支援サービスを活用しよう!

代表的なOB・OG訪問サービスには、ビズリーチキャンパス、OBトークなどがあり、利用料無料で現役の社会人にOB・OG訪問を申し込むことができます。

OB・OG訪問サービスに登録している社会人は日々、更新されるので、無料会員登録後に検索することができます。

正直、OB・OG訪問で一番大変なのが訪問相手を探すことです。

ここを乗り越えれば、スムーズにOB・OG訪問へと進んでいくので、諦めずに頑張りましょう。

大学職員トキ

まずは、頑張って訪問相手を見つけよう!

OB・OG訪問のマナー

本記事ライターの現役大学職員トキもこれまで30名以上の学生・社会人からOB・OG訪問を受けてきましたが、社会人としてのマナーに欠ける就活生を見かけることがあります。

まだ社会に出ていない大学生が、社会人としてのマナーをすべて理解することは難しいですが、OBOGの貴重な時間を使って訪問を申し込む以上、最低限の社会人マナーはしっかり押さえておきましょう。

OB・OG訪問の段階から、相手に「この人と一緒に働きたいかな?」という目で見られていることを忘れないでください。

社会人と話をするにあたり、「あまり社会人マナーに自信がない…」という方は、下記で紹介する就活生が間違えがちな社会人のマナーを参考にしてください。

OBOG訪問メールを送る際の注意点

OB・OG訪問メールをする際の注意点

SNSの発達により、LINETwitterインスタグラムなどのDM(ダイレクトメッセージ)で人々とやり取りする機会が多くなりました。

チャットやLINEでのやり取りを日常的に利用するなかで、あなたは目上の人に対して失礼のないメールを送ることができますか?

就活生が社会人に送るメールで気をつけるべきポイントをまとめたので注意しましょう。

就活生が気を付けるべきポイント
  • 宛名を記載する
  • 差出人の名前を名乗る
  • 題名を的確に書く
  • 要件を手短に書く
  • 返信に時間をかけすぎない

メールを送る際は「宛名」「差出人」「題名」をしっかりと記載しましょう。

LINEやDM(ダイレクトメッセージ)では、特定のアカウントからの連絡を連続して表示することができるため、宛先・差出人を書くことはありません。

ところが、社会人は毎日100通を超える大量のメールを受信しています。

そんな中で、差出人の記載がなく、いきなり本文から始まるメールが届いたらどうでしょうか?

「それでは、3日にお願いしたいのです。場所はどうしましょう…」

おそらく、このメールを受信した社会人は「誰が送ってきた、なんの要件だろう?」と理解するのに時間がかかります。

読むのに時間のかかるメールを送ってしまうと、返信を後回しにされたり、ほかのメールに埋もれたりして、返信が届くまでに時間がかかるだけでなく、あなたの評価を下げてしまうことになるので注意しましょう。

大学職員モモ

こんなメールが届いたら嬉しいな!

OB・OG訪問依頼メール例文

【件名:】●●様へOB・OG訪問のお願い(△△大学(自分の名前))

〇〇大学

●●様

突然のご連絡を失礼いたします。

△△大学の××と申します。

表題の件につきまして、●●様にOB・OG訪問をさせていただきたくご連絡差し上げた次第です。

お忙しいところ大変恐縮ですが、

お返事いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

たまに、メールのやり取りが多くなり、件名が「Re:Re:Re:Re:Re:…」となっているケースがあります。

当初、連絡をした内容から要件が異なっている場合は、件名を書き直して「何の要件なのか」を一目でわかるようにしましょう。

OB・OG訪問後すぐに別の紹介を依頼するのはNG

OBOG訪問のNG行為

まだ自分が経験したことのない業務について、OB・OGからの話を聞いただけですぐに100%理解することができる就活生はほんの一握りでしょう。

相手の立場になって想像すると分かりますが、

「本日の訪問ありがとうございました。では、次にほかの部署の先輩を紹介してもらえませんか?」

と、OB・OG訪問後すぐに、言われた先輩職員は「あれ?私の話はあまり参考にならなかったのかな…」と残念に感じます。

せっかく時間を割いてくれたOB・OGから、「あぁ、この人はOB・OG訪問自体が目的になってしまっているな…」とがっかりされるかもしれません。

OB・OG訪問は「業務理解」を目的とした手段の一つです。

就活や転職活動で視野が狭くなると、「OB・OG訪問」が手段ではなく目的になってしまう方がいます。

スタンプラリーのようなOB・OG訪問にならないよう十分に注意しましょう。

大学職員へのOB・OG訪問を成功させるコツ

日本の新卒採用は、決まった時期にまとめて採用する一括採用モデルが現在でも主流となっています。

就職活動を開始する時期になると、全国の大学生が一斉に就職活動を開始するため、OB・OGは数多くの就活生からOB・OG訪問を申し込まれることになります。

OB・OGは毎年、訪問を受け付けているため、無意識に過去の就活生と比較しながら訪問を受けています。

あなたにとっては、初めてのOB・OG訪問でも、毎年、訪問を受けているOBOGにとっては50人目の就活生ということも珍しくありません。

他の就活生と比較して見劣りしないために「OB・OG訪問を成功させるコツ」を意識しましょう。

大学職員モモ

「OB・OG訪問を成功させるコツ」ってなに?

それは、「相手の状況を想像してやり取りする」ことです。

具体的な事例を3つ紹介します。

訪問前に質問したい内容を伝える!

OBOG訪問のマナー

社会人相手に時間を作ってもらう場合、「相手の状況を想像すること」が大切です。

これからあなたがOB・OG訪問を申し込む相手はどんな状況でしょうか?

中堅・若手の大学職員であれば、働き盛りとしてたくさんの業務を抱えていることでしょう。

管理職であれば、終日にわたって会議をしていることも珍しくありません。

あなたが「OB・OG訪問を申し込みたい!」と思うような優秀な大学職員なら、さまざまな業務を任されて忙しいことでしょう。

OB・OG訪問をする場合、準備するのは就活生だけと思いがちですが、実は先輩職員たちも「明確に回答してあげたい」と準備をしています。

あなたがOG・OG訪問で質問したいと思う項目は、すべてでなくても、質問の大枠や方向性については、事前に連絡しておきましょう。

大学職員トモ

こんなメールが来たら、相手のことを考えているなぁ~と好印象だね!

OB・OG訪問を依頼するメール例文

【件名:】●●様へOB・OG訪問のお願い(△△大学(自分の名前))

突然のご連絡を失礼いたします。△△大学の××と申します。

表題の件につきまして、●●様にOB・OG訪問をさせていただきたくご連絡差し上げた次第です。

今回の訪問では以下の内容を中心にお話をお伺いさせていただきたいと考えております。

  • ●●様の担当業務について
  • 貴学で働くことで分かったことや得た経験
  • 貴学と関連する業界と関係性について

ご検討いただけますと幸いです。

何卒宜しくお願いいたします。

お礼メールには自分の意見を!

就活ナビサイトや就活セミナーでは「OB・OG訪問の後はお礼メールをしよう」と紹介されています。

ですが、多くの就活生は「お礼のメール」だけを送って終わってしまいます。

大学職員トキ

9割以上がお礼メールだけで終わってしまうなぁ…

ほかの就活生と差をつけるには、「OB・OG訪問」を通じて、自分の意見がどのように変わったのかどの部分の理解が深まったのかを相手に伝えましょう。

忙しい中、時間を作ってくれたOB・OGへのお礼の意味もありますが、OB・OGは、自分の話を聞いて就活生がどの程度、内容を理解してくれたのか気になるものです。

多くの場合、業界用語などは使わずに就活生でも理解できるよう少し砕いて話をします。

先輩社員は「表現を柔らかくしたけど、伝えたい意図が届いたかな?」と気になっています。

しっかりと、自分の考えや意見をまとめたうえでお礼をすることで、相手の気になっている点を解消し、本当の意味で感謝が伝わります。

コピー&ペーストしたお礼メールは絶対にやめましょう。
残念ですが、何十人ものOB・OG訪問を受けている社会人は一目で使いまわしの文章だとわかります。

母校への恩返しが中心ではダメ

就活生がミスする代表例が「母校への恩返しがしたい」という志望理由です。

大学からすると卒業生が自身の大学に愛校心を抱くことは嬉しいことですが、大学職員の採用面接では「ファンの獲得」ではなく、総合職として活躍する人材を求めています。

この点を理解していないと、採用側と就活生に大きなギャップが生まれてしまうので注意してください。

「●●大学が好き」から「●●大学が好きだから自分は~したい」というようにファンではなく、価値を創造して提供する側に立った視点をもち、自分という人物をOB・OGにアピールしてみましょう。

なぜOB・OG訪問をする必要があるのか

なぜOBOG訪問をするのか

OB・OG訪問は就職・転職活動において必ず必要というわけではありません。

しかし、OB・OG訪問によって先輩職員のリアルな声を聞くことで、業務内容の理解だけでなく大学が直面する背景や裏側にある課題を知ることができます。

あなた自身の大学職員に対する業務理解を確認する機会や、文章ではわからない背景理解の機会としてぜひOB・OGへの訪問を活用しましょう。

OB・OGからの話は、現在進行形で仕事をしている本人の言葉なので、臨場感や重みがあります。

今後の採用面接などで、自分の意見を支える根拠として活用することができるでしょう。

OB・OG訪問をすることで、モノの見方が広がり、認識がより深くなれば訪問した甲斐がありますね。

大学職員サキ

自分の足で稼いだ情報は価値が高い!

さいごに

初めてのOB・OG訪問は緊張しますが、まずは勇気を出して申し込んでみましょう。

実際に、先輩職員に会って話を聞くことは大切ですが、大学職員は民間企業に比べて人数が少なく、なかなか相手を見つけることができないのも現実です。

OB・OG訪問は「業務理解」という目的を達成するための手段の一つなので、必ず対面形式でなくても大丈夫です。

面接やエントリーシートの作成に追われて時間のない方は、以下のOB・OG訪問内容の紹介記事を参考にしてください。

OB・OG訪問は大学職員の選考を通過するという目標のために行う手段の一つです。

あなたの時間には限りがあるので、使うべきところ、省略できるところのポイントを見極めて就職・転職活動をすすめてください。

  • どんな質問をしたらいいかわからない
  • OBOG訪問って本当にした方がいいのか?
  • 訪問前に自己分析をもっと磨きたい

そんな方は「大学職員になる」公式LINEをご活用ください。

現役大学職員のトキがお悩み解決に向けてお手伝いします。

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さいごまでお読みいただきありがとうございます。

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この記事を書いた人

・現役の大学職員
・OB訪問受付30名以上
・学生時代は50社選考受ける
・家族と平穏に暮らす

『就活生・転職者を応援するのは前向きな人と仕事がしたいから』

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