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【大学職員の仕事】学生と関わる業務とダメな大学職員を事例付きで解説

学生対応で分かるダメな職員の特徴3選

大学職員の仕事として、真っ先に浮かぶのは学生対応ではないでしょうか?

  • 学生とどんな話をしているのだろう?
  • 学生対応で気をつけることは何だろう?
  • 窓口に来る学生ってどんな学生?

教務課の窓口奥にいる大学職員がどのような仕事をしているのか、実はあまり知られていないです。

例えば、大学職員の志望動機で「学生と関わること」を挙げた場合、学生と関わってどのような仕事をしているのか理解していないとマズいですよね。

学生と関わる仕事内容について、具体的なケーススタディ3選を用いて現役の大学職員が紹介します。

窓口の奥に座って、パソコンで仕事をしている大学職員の知られざる日常をのぞいてみましょう。

この記事を読むと
  • 大学職員の仕事内容がわかる
  • 学生と接するときのポイントがわかる
  • ダメな大学職員の特徴がわかる
目次

大学職員が学生対応で気をつけることって?

窓口で学生対応する大学職員

大学職員が学生対応をする際に、気をつけていることはいくつもありますが、中でも重要な点にしぼって紹介します。

  • 学生間の不平等が生じないよう対応をする
  • 学生の様子を細かく確認する
  • 個人情報の保護を徹底する

社会人として当然のことから、大学職員として、身につけるべきスキルまで幅広くあります。

順番に解説していきます。

学生間の不平等が生じないことを意識する

大学には毎年、学生アンケートで学生の声を拾う仕組みがあります。

学生が挙げる大学職員の対応で不満に感じたことに「まったく融通してくれなかった」という意見があります。

この「融通してくれない」という件については、主に期限のある申請手続きなどの対応時に、一部の声の大きい学生と大学職員との間で認識が異なることが原因です。

具体的なケーススタディで考えてみましょう。

大学職員トキ

以下の場合、自分ならどう対応するか考えてみて!

クイズを出題

ケース:提出期限に遅れて学生が申請にきた

学生と関わる部署の業務には「締め切りを設けた申請」を数多く扱います。

奨学金・レポート・学内アルバイト・成績疑義などたくさんです。

そんな中で、一定数ですが、期限を超過して申請をしようとする学生がいます。

こんな時、あなたならどのように対応しますか?

学生Aさんの場合

遅れて提出してきた学生Aさん

「お知らせを見ていなくて昨夜確認しました!だから提出を受理してください!

え?受理できない?僕は成績優秀でGPA3.98ですよ?僕の提出を受けないなんて大学にとって不利益じゃないんですか!!」

学生Bさんの場合

遅れて提出してきた学生Bさん

「お知らせは見ていたんですけど、就職活動のエントリーシート作成にすっかり時間を使ってしまって間に合いませんでした。就職活動もなかなか思うように進まず、気分が落ち込みがちなんです…。一生懸命、書類を作ってきたので受け取ってもらえませんか?」

今回、2人の学生を例に出しましたが、どちらもよくあるケースです。

「成績や優秀な学生なんだから申請を受け付けろ!」という高圧的な態度をとる学生Aさんに対しては、ご自身の勘違いを見直すことをおすすめしたいところです。

しかしながら、「上手くいかない就職活動を頑張っていて申請できなかった」学生Bさんについてはどうでしょうか。

目の前で、困っている学生がいたら、助けてあげたくなりますよね。

ましてや、自身も就職活動に苦労した経験のある方なら、なおさら放ってはおけないのではないでしょうか。

では、次に学生Cさんの存在を考えてみましょう。

大学職員モモ

Cさんのような学生がいることを忘れてはいけないよ!

学生Cさんの場合

提出忘れに気づいて諦めたCさん

「あっ!?提出期限が昨日までだった…。昨日は急な催事があって申請するつもりができなかったな。提出期間は1週間もあったし、もっと早めに提出しなかった自分が悪い…。今回の提出は諦めよう…。」

いかがでしょうか?

私たち、大学職員は、目の前の困っている学生をみると助けてあげたくなるものです。

しかしながら、申請や提出物については、提出期限を過ぎたために、諦めて申請を我慢している学生がいることを忘れてはいけません。

  • 教務課の窓口で無理のある理屈でもゴネたら提出を認めてもらえた
  • 普段から大学職員さんと仲良くしているから期限後でも提出を認めてもらえた
  • ダメもとでも長時間粘ったら根負けして提出を認めてもらえた

こんな大学では、学生たちが安心してキャンパスライフを送ることができません。

大学職員は規模の大小はあれど、いつも判断の連続です。

専任の大学職員は、派遣職員やパート職員から相談を受けたり、学生から相談を受けたりと判断を迫られます。

次に、私たち大学職員が意識すべきことについてみていきましょう。

大学職員が学生と関わる中で心がけること

大学職員は学生と関わる部署で勤務をしていると、毎日のようにあらゆる学生から相談を受けます。

そんな中で、「できる・できない」の判断を迫られることになりますが、どのような基準で判断をしていけば良いのでしょうか。

それは、「その対応はほかの学生にも説明ができるか?」という判断軸を持つことです。

目の前にいる学生が困っていたら、当然、助けてあげたくなります。

ですが、これからしようと思う「目の前にいる学生への対応」について、仮にその学生の横に別の学生がいたとして、「なぜ、このような対応を取ったのか」を説明できなければ、あなたの対応は良いものとは言えません。

ほかの学生に対しても、正々堂々と胸を張って説明ができる対応を心がけ、透明性のある対応をしていく必要があります。

ただし、目の前の困っている学生に対して、「できない」という一つ返事で終わらせるのであればAIやロボットの対応と変わりません。

困っている学生の話を聞き、根本にある問題の解決に向けて一緒に考える、あるいは「できない」の近くにある「これならできる」を提示して学生自身に選択の機会を与えることが大学職員の仕事です。

大学職員サキ

「できないこと」も角度を変えると「できる」が見えてくる!

こんな大学職員はダメだ!

ストップポーズをする女性

大学職員として、学生対応をするときに心がけることを紹介しました。

多くの大学では、毎年、学生に対してあらゆる観点からの質問を「学生調査」というかたちでアンケートしています。

この学生調査を見ていると「教務課の窓口での対応が冷たい」、「対応した方が高圧的だった」という意見があります。

なぜ、このような結果になってしまったのかについては、対応した職員と対応を受けた学生の両者からヒアリングをしてみなければわかりませんが、もし、次のような大学職員がいるのであれば、自身の態度を改める必要があるでしょう。

ダメな大学職員の特徴
  • 決定権が自分だけにあると勘違いしている
  • 「できない」の一点張りで説明がない
  • 何でもかんでもOKしてしまう

ダメな大学職員の例1:決定権を勘違いしている

大学職員には、それぞれの職場で担当業務があります。

担当業務があるのは、業務の責任を明確にして、大学に求められる社会的な責任を十分に果たすことを目的としているからです。

しかしながら、「その業務の担当=すべての決定権は自分にある」という勘違いをしている大学職員がいた場合は、非常に残念です。

あくまで、私たちが行う日々の判断というのは「大学が果たすべき役割を遂行するため」に行うものであって、1人の大学職員の気分や感情で決めるべきものではありません。

もし、このような勘違いをしている方がいる場合は、視野が非常に狭くなっている危険性があるので、今一度、自身の役割と周囲の環境を見つめ直しましょう。

ダメな大学職員の例2:「できない」の一点張り

記事の冒頭で紹介した「期日に遅れた学生のケース」のように、大学職員には制度上できないということを学生に説明しなくてはいけないときがあります。

「制度上できない」という時に、学生の主張に聞く耳を持たずに「できない」と一点張りを突き通すことは、あまり良くありません。

本当にできないのであれば、「できないをできるに変える」譲歩は難しくても、なぜできないのかの理由をしっかりと説明し、学生自身に理解してもらうための説明を尽くす必要があります。

「できない」の一点張りは、それ以上、考えなくて良いのでいわば思考停止の状態です。

大学職員トモ

考えることを辞めたらダメだよね!

目の前の学生が求めていることは、理不尽な要求なのか、それとも特別な事情があるのか。

しっかりと学生の声に耳を傾け、現状と乖離した制度になっていないか?など、常に考えを巡らせる必要があります。

思考停止の「できない」一点張り状態では、AIやロボットが対応するのと変わりません。

ただし、最近は様々な学生が入学しており、理不尽な要求をする学生がいるのも事実です。

本当にできないという時は、はっきりと「できない」と伝えてあげましょう。

結果的に、定められた期限内にしっかりと提出した学生を守ることにつながります。

ダメな大学職員の例3:すべてにおいてOKしてしまう

大学職員は人々の間に立って話を聞いたり、交渉したりすることが多くあります。

そのため、日常的に学生や教員からさまざまなお願いをされたり、ご意見をもらうことになります。

当然、お願いごとやご意見の中には、できないことや部分最適が過ぎることも含まれる場合があり、「できない」こともあります。

特に教員相手にできない理由を説明するときには、骨が折れることも多々あります。

そのため、「No!と言えば攻撃されるから何も考えずにすべてYes」となっている大学職員がいる場合は、要注意です。

先ほどの「できない一点張り」とは、逆の意味で思考停止の状態です。

すべてにYesといえば、その大学職員自体はラクできるかもしれませんが、大学の対応としてはどうでしょうか。

また、同じ部署で働く同僚に対しても「あの人はYesと言ってくれたのに…」と人によって回答が異なる事態を招きます。

大学職員の仕事では、押さえるべき要点が時折、到来します。

この、「押さえるべき場所」を押さえることができない大学職員は、残念ながらある程度の年次で成長が止まります。

このような思考停止状態の大学職員にならないように気をつけましょう。

大学職員こそ人間的な魅力を持とう

魅力ある大学職員

大学職員は、人の間に立って物事を前に進めることが仕事です。

大学職員が仕事で関わる人は、多様な背景を抱える学生や、その研究分野の第一人者と言われるような研究者である教員です。

さまざまな人々と関わるうえで、大学職員が仕事を進めるために必要なものはなんでしょうか?

答えは、人として尊敬され周囲からの信頼を得ることです。

もっと、分かりやすく言うならば、人間的な魅力が必要ということです。

もし、あなたが学生だとして、目の前に大学職員が見聞もなく、社会について無知である人物ならば、尊敬の念をもって接することができるでしょうか?

教員と仕事をするうえでも、研究分野ではとても及ばずとも、それ以外であなたならではの武器があれば信頼してくれるものです。

周囲の大学職員を見回してみると、日頃から研究を行う教員と接する機会が多い職場のためか、大学職員は勉強熱心な方が多いです。

自身の業務を活かして資格取得に挑戦したり、畑違いの分野を精力的に学んだりと各自が、自らの想いで研鑽を積んでいます。

このような環境で、各自が興味があることについてとことん向き合い、学習を続けることができるのは大学という環境を職場に持つ大学職員ならではです。

仕事をするためにという理由もありますが、大学職員である前に一人の社会人として魅力的な人物になりましょう。

まとめ

大学職員が学生と関わるうえで意識していることを紹介しました。

具体的には次の3点です。

  • 学生間の不平等が生じないような対応をする
  • 学生の様子を細かく確認する
  • 個人情報の保護を徹底する

ついつい、目の前の困っている学生を助けてあげたくなりますが、教務課の窓口にくることができなかった学生の「声なき声」についても、しっかりと考えて対応しましょう。

ダメな大学職員についても3つの例を用いて紹介しました。

ダメな大学職員の特徴
  • 決定権が自分だけにあると勘違いしている
  • 「できない」の一点張りで説明がない
  • 何でもかんでもOKしてしまう

この記事を読んでいる就活生や転職活動中の方は、これらの例を反面教師にして自身の理想の大学職員像を描いてみてください。

大学職員の採用面接では、「どんなことを実現したいか」について質問されます。

  • 大学職員の業務内容がわからない
  • 自己PRをどのように志望動機に繋げるかわからない
  • 一人だと煮詰まってしまう…

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さいごまでお読みいただきありがとうございます。

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この記事を書いた人

・現役の大学職員
・OB訪問受付30名以上
・学生時代は50社選考受ける
・家族と平穏に暮らす

『就活生・転職者を応援するのは前向きな人と仕事がしたいから』

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