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あなたが知らない大学職員の仕事内容を紹介!業務に必要なスキルと資格3選

大学職員の仕事内容

世の中にはさまざまな職業がありますが、大学職員の仕事を知っている方は非常に少ないです。

  • 大学職員という職業を最近知った
  • 就職先の選択肢に大学はなかった
  • 大学職員になるには資格がいるの?

実際に大学職員をしていると就活生や転職活動中の方から「もっと早く大学職員という職種を知りたかった」と言われることがあります。

本記事ライターの現役大学職員トキも就活生だった当時、民間企業の選考を50社以上受けていましたが、最終的に大学職員に就職して良かったと実感しています。

この記事では、世間であまり知られていない大学職員の仕事内容だけでなく、大学職員として活躍するために求められる能力を解説します。

大学職員という選択肢を持っておくことはあなたの就職先選びに大きな影響を与えることになります。

あなたの知らない大学職員の魅力をお伝えします。

この記事を読むと
  • 大学職員の仕事内容がわかる
  • 大学職員に求められるスキルがわかる
  • 大学職員の働く環境がわかる
目次

大学職員の仕事は「調整をして物事を前進させる」こと

大学職員の仕事内容

大学職員とは、大学で働く職員のことで「学校法人で雇用されている事務組織の職員」を指します。

学校法人によっては附属の高校や中学校を設置しており、大学以外でも勤務する可能性があります。

大学職員の仕事を大きく分けると学生支援、研究支援、大学経営の3つに分類することができ、どの仕事においても「物事の調整を行い前進させる仕事」という部分は共通しています。

大学職員は人々の間で調整して0→1に変えていく仕事

学生支援、研究支援、大学経営と聞くと「なんだか難しそう…」という印象を抱くかもしれません。

調整して物事を推し進めることは規模の大きな取り組みから日常的な業務まで規模はさまざまです。

例えば、大学職員が物事を調整して前に進める仕事は次のとおりです。

物事を推し進める大学職員の仕事
  • 新学部の設置にむけた開設準備(リザーブ)
  • 教員と学生など人と人をつなげる(マッチング)
  • 新制度の検討・実施(デザイン)

規模の大きい、小さいは関係なく身近なことの「0→1」の連続で大学職員の仕事は成り立っています。

物事を調整するためには人とのコミュニケーションは欠かせません。大学職員は静かに黙々と事務作業をしているわけではなくいろんな人との会話を通じて仕事を進めていくことが重要になります。

大学職員が仕事で関わる人は年齢も立場もさまざま

大学職員が関わる人

大学職員の仕事を理解するために、まずは大学職員が関わる人々をイメージしてみましょう。

教授や学生だけでなく、非常に多くの人々と関わるのが大学職員の特徴です。

関わる人々の年齢も18歳前後の高校生から70歳近い大学教授などさまざまです。OB・OGと関わる仕事では経済界の最前線で活躍している方や医者・弁護士・起業家などいろんな方と話をする機会があります。

大学職員トキ

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どんな人と関わるか考えてみて!

大学職員が仕事で関わるひとたち
  • 大学教授(教授、准教授、助教授、兼任講師、特任講師)
  • 学生(大学生、高校生、中学生、小学生、大学院生)
  • 保護者(小、中、高、大学)
  • 企業(業者、生協、学生の就職先)
  • OB、OGの皆さま
  • 地域の方々

このほかにも、大学職員の周りにはキャンパス清掃をしてくれる清掃員や、郵便局員、守衛などたくさんの方々がいます。

大学職員が関わる人としてイメージしやすい教員や学生も、細かくみてみると肩書や年齢などさまざまです。

大学職員は単純な事務仕事だけをしているわけではなく、多くの人と関わりながら仕事をしています。これまでに自分とは異なる考え方や背景を持つ方と話し合いをした経験があれば大学職員の仕事で活かすことができます。

大学職員の勤務先は大学だから全国転勤はない!?

大学職員は学校法人に雇用されて働くため、学校法人によっては大学以外で働くことがあります。

総合学園を掲げる学校法人の場合は、大学だけでなく附属の小・中・高校が勤務先になります。大学付属病院を設置する学校法人の場合、付属病院での勤務や一時的に出向するケースもあります。

大学職員としてどのような働き方になるのかは学校法人によって差があります。転職や就職を考える大学や学校法人がどのように構成されているのかしっかりと調べておきましょう。

多くの学校法人では大学に配置される職員数が多く、文字通り大学職員として勤務することができます。

大学職員の勤務先はキャンパスがある地域になるため基本的には転勤することなく勤務することができます。ただし、全国各地にキャンパスをもつ大学の場合は全国転勤になる可能性があるので注意してください

大学職員が仕事をする部署は法人部署と教学部署に分かれる

大学職員が働く法人と教学

ひとつの大学にある部署はおよそ20部署~30部署です。大学で勤務する大学職員は、いずれかの部署に配属されて仕事をしますが、大学の部署は次の2つに分類されます。

大学での勤務は大きく「法人系の部署」と「教学系の部署」に分かれます。

大学職員の仕事を理解するために「法人部署」「教学部署」の違いを知っておくことはとても重要です。採用面接の場面でも法人・教学の違いを理解した志望理由とそうではない場合では大きく印象が変わります。

法人系部署の特徴

法人系の部署は主に会社機能を持つ部署を指します。

具体的には、人事部・経理部・総務部などの民間企業に必ず存在する会社経営と強く結びつく部署が分類されます。業務内容は主に、学校経営に関する業務を取り扱い、学外の業者やOBOGとの接点が多く、学生や教員以外との関りが強い傾向にあります。

教学系部署の特徴

教学系の部署は主に教員や学生と深く関わる部署を指します。

具体的には、教務部・教務課・学生相談室・奨学金支援課などです。大学によっては、各学部ごとの意思決定機能を有する「教授会」を運営する業務を教学系部署の大学職員が担うこともあります。就活生が想像する大学職員の姿で、教務課の大学職員が良く挙げられるのは、それだけ学生との距離が近い証拠です。

このほかにも、大学には図書館、キャリアセンター、国際交流部、研究所など数多くの部署が存在しています。

大学職員の業務内容を理解するうえで、まずはこの「法人系部署」「教学系部署」の違いをしっかりと押さえておきましょう。

大学職員は事務員ではなく総合職として採用される

大学職員は総合職

世間の一般的なイメージとして「大学職員=事務員※1」を想像するでしょう。※1ここでの事務員は指示を受けて定型的な事務処理を行うスタッフを指します。

ですが、専任職員として採用される大学職員は総合職(正社員)のため、事務作業を淡々と行うだけでなく業務改善や企画、提案など幅広い業務が求められます。

当サイト「大学職員になる」では毎月、大学職員の転職求人情報をリサーチしていますが、専任職員として募集している転職求人が多く存在します。求人の中には任期付き職員の募集もありますが年収・ボーナス・有給休暇などの待遇面で考えると専任職員(任期なし)での採用を目指しましょう。

就活生を対象とした新卒採用の場合は専任職員での募集となるので、大学職員特有の新卒採用スケジュールを理解して就活準備をすすめましょう。

専任職員の場合、総合職としての待遇・給料がもらえる分、民間企業の総合職と同じく責任や業務内容が重くなります。単純な事務処理だけをする仕事と勘違いしないように気をつけましょう。

「大学職員=事務作業」というのは、一昔前の話です

大学職員にとって事務作業が重要な理由は信頼性

大学職員は事務作業だけをする仕事ではありませんが、事務処理を行う機会もたくさんあります。学生からの申請書類の受付や掲示物の作成、教員との会議資料作成、会計報告書の作成など事務処理を行わない日はありません。

大学職員になると事務作業の重要性や大切さを先輩職員から教わる機会が多くあります。実際に当記事ライターの現役大学職員トキも大学職員に就職した当時、「新人の頃は事務作業をたくさん行う過程で大学職員としての仕事のコツを掴むことが重要」と上司や先輩に言われました。

大学職員として10年以上仕事をする中で分かったことですが、専任職員である大学職員にとって事務作業が大切な理由は周囲からの信頼につながるからです

事務処理ができる職員は業務理解と適切な指示だしができる証拠

大学職員が事務作業をする場合、ひとりで黙々と事務処理をするのではなく、派遣スタッフやパートスタッフと協働して事務処理を進めることになります。

適切な指示をだすためには、業務に対する深い理解とコミュニケーション力が必要になります。新卒で採用された若手の大学職員の場合、自分の親世代の派遣スタッフやパートスタッフの方に仕事を振ったり、指示を出さなければいけません

「ひとりで黙々と事務作業がしたい」という理由で大学職員をめざす方には不向きな職業です。

大学職員トキ

大学教員にはない大学職員の強みは網羅性にある!

大学職員は日常的に大学教員と会議を行います。会議資料の作成などを大学職員が行うことになりますが、適切な資料をミスなく準備するためには全体を把握して検討内容を先読みする能力が求められます。大学教員は自身が研究する専門分野をもっているため特定の分野で深い見識を有します。一方で大学職員は関係法令や規程など横に広く業務理解をするため網羅的に全体像を把握することで強みを発揮します。

会議資料ひとつみても、先を見通しながら幅広い業務理解をしている大学職員とそうでない職員がつくる資料では雲泥の差があります。

このように日々の事務作業の積み重ねによって、大学教員や同僚からの信頼を獲得することができるだけでなく、業務に精通することができるので大学職員には事務作業が非常に重要になります。

大学職員が働く環境は魅力的なキャンパス

大学職員にとっての職場は大学があるキャンパスです。大学は研究と教育の2本柱を中心に活動する場所で地域社会に広く開かれています。

大学のあるキャンパスには学生や教職員だけでなく、大学と取引のある業者関係者や地域住民などいろいろな人々が来校しています。大学職員は仕事上、関わる方が多いのでそれぞれが抱える事情や背景は異なるということを理解しておく必要があります。

多様性の環境である大学で働く者として、相手が求める利益や抱えている悩みを理解し、ケースバイケースの個別対応を求められることがあります。適切な判断を行う判断力についても、大学職員は養っていかなければいけません。

大学に就職したら仕事をしながら学び続けることができる

大学職員の職場はキャンパス

大学職員にとって大学は職場であると同時に、「大学(知の集合地)」でもあります。

大学で仕事をしていると学生対応や保護者対応を通じて多様な価値観に触れることができます。学生相談室などには臨床心理士や公認心理師の資格を持った専門家が在籍しているので、専門医からアドバイスを受けたり専門知識を教えてもらうことができます。

大学職員は教員と会議を行いますが、教員の中には内閣府などの中央省庁が招集する有識者会議などに招へいされる教員も多く、特定分野の有識者の立場からの意見を聞く機会があり、大学の講義を受けるかのように学び続けることができます。

大学教員と同じ大学人としての関係性を築くことができる点は学生時代には経験することのできない大学職員の魅力です。

大学職員トキ

大学の講義以上の話を聞くことができる!

例えば、教学部署の教務課で働いていたとしましょう。

教務課の仕事風景

教務課では、教員と毎日のように打ち合わせをしています。大学教授は自身の専門分野に特化した研究者なので、会話の節々で

  • 「トヨタ生産方式のように効率化を・・・」
  • 「シェイクスピアはこんな言葉を残した…」

と、まるで学生時代の講義の一説のようなフレーズを耳にすることが多々あります。普段の仕事をする中で思いがけない発見や気づきを得ることができる環境が存在しています。

このほかにも、安くておいしい学食を社会人になっても毎日食べられることに幸せを感じている大学職員もいます。大学があるキャンパスは会社のオフィスとは異なり色々なイベントや交流が日常的に行われてるので、自分なりの楽しみを見つけて働き続けることができます。

大学職員にとって学生対応は大切な仕事

学生対応は大学職員の仕事

学生からの相談を受け付ける学生対応は大学職員にとって大切な仕事のひとつです。

大学にとって学生は「お客様」ではなく構成員なので「お客様は神様」のような対応はしませんが、学生が思いっきり学び挑戦できる環境を創ることは大学にとって重要なミッションです。

大学が学生に寄り添うためには教職員が学生の声に耳を傾け、必要に応じて学生の声を大学に届ける必要があります。そのため学生対応は非常に大切な業務ですが学生に答えを与えることが学生対応ではありません。

大学職員にとって、学生対応とは学生が自分で最適な選択をすることができるようにサポートすることです。

具体的には学生の考えを整理する面談機会を設定したり、利用できる制度を紹介したり、人と人を繋げたりと解決にむけてできることを行っています。

学生対応では学生が自分で選択・決断できるためのサポートをしよう!

実際に学生からの相談に乗っていて感じることは、自分自身がこれまでの人生で経験したことのない内容に触れることになります。

  • 若者の新しい考え方
  • 自分が抱えたことのない悩み
  • 特定の学生が抱える特有の背景

学生対応では相談に来た学生が抱えている悩み、境遇などに耳を傾けて問題を解決するためのサポートをすることがが大学職員の仕事です。学生の相談に乗る大学職員自身が幅広い知識を持っていて見識深く、ひとりの社会人として立派な人間性を持っていなければいろいろな学生の相談に対応することができません。

大学職員自身の人間力が重要になり、学生対応を重ねるたびに学ぶべきことが多いという意味で「人間として成長する」ための環境が大学にはたくさんあります。安っぽい意味でとらえて欲しくないですが、大学という職場は仕事を通じて人間性の形成をすることができます。

教員は専門分野の研究を行い、学生はさまざまなことに挑戦する環境の中で大学に勤める大学職員こそ、毎日学び続けるべき存在だといえます。

大学職員になるために必要な能力と資格

大学職員に必要な能力と資格

大学職員になるために、国家資格などの資格取得は必要ありません。ホワイトな職業として就活生や転職活動中の方から人気を集める大学職員ですが弁護士や公認会計士といった士業のように膨大な時間を学習に充てる必要はありません。

研究と教育を柱にした大学という職場で働く大学職員に求められる主な能力は次の3つです。

大学職員に求められる能力
  • 人と交渉して調整する力
  • すでにある枠組みにとらわれず挑戦する力
  • 正確に素早くこなす力

大学職員は学生や教員など色々な方と会話をしながら仕事をすすめます。事務作業では派遣スタッフやパートスタッフなどの同僚との協働が欠かせない為、円滑なコミュニケーション能力が大切です。

専任職員(総合職)の大学職員には大学経営に関わる重要な企画や提案力が求められるため、大学職員への就職を目指す就活生や転職活動中の方はこの3つの能力を意識して自己PRを考えましょう。

交渉して調整するのが大学職員の仕事

大学職員は交渉するのが仕事と聞くと「大きな商談を成功させる」という規模の大きなもの想像するかもしれません。ですが、大学職員には毎回、商談のような取引があるわけではありません。

学外の利害関係者と交渉をするシーンもありますが、教員同士の間に入って事前の調整やネゴシエーションをしたりすることも大学職員に求められる調整業務のひとつです。

大学職員が関わる人々はそれぞれのバックグラウンドや主張が180度異なることがあります。そんな中で、間にたって物事を進めていくためには、聞く力、理解力、人と話す能力が必要になります。

大学職員トキ

自己PRを考えるために次の質問に答えてみよう!

就活生への質問
  • 友人以外で自分と異なる立場・年齢の方と日頃から関わっていますか?
  • アルバイト先での仕事は「交渉して調整」までしていますか?
  • 「苦手な人」と粘り強く話をした経験がありますか?
転職者への質問
  • 同じ業種・業界の方とだけ接していませんか?
  • 到達目標が異なる方と協働した経験はありますか?
  • 同世代と比較して立派な社会人だと胸を張れますか?

私たち人間はどうしても無意識的に「安心・安全」な方に偏りがちになります。そのため、気の合う人とだけ話をして、自分と異なるモノの見方をする人を「変わっている」と理由をつけて遠ざけます。

ですが、大学職員が働く大学はさまざまな価値観を互いに認め合う多様性の環境です。

大学での仕事は新しい価値観やモノに接する連続なので刺激的な毎日です。「自分には立派な社会人と言えるだけの経験がない」と感じている方は好奇心や傾聴力の側面から意識的にトレーニングを積んでいきましょう。

大学職員モモ

どうやって好奇心・傾聴力を育てるの?

好奇心・傾聴力を育てるためには「新しい発見!」をたくさんすることが大切です。就活中の就活生は幅広い業界を見ながら色々な社会人に会って話をすることをオススメします。

転職活動中の方で「仕事柄なかなか他の社会人と話をする機会がない」という方は大学職員の求人を探す目的で転職エージェントに登録してみましょう。エージェントとの面談で異業種の方とのコミュニケーション能力が磨かれるだけでなく、転職市場における自身への需要が分かります。加えて、大学職員の求人をたくさん扱う転職エージェントなら非公開の求人情報を紹介してもらえるため大学職員への転職確率が大幅に上昇します。

以下の記事で「大学職員の転職求人をたくさん扱う転職サイト」をまとめているのでまずは好条件の求人情報をみてみましょう。

枠組みにとらわれない挑戦が大学職員に必要な能力

大学職員に挑戦は欠かせない

大学職員の働く大学では「現状維持」や「前年踏襲(※2)」という雰囲気を好む傾向にあります。(※2 )前年度と同じ取り組みをして変化を加えないこと。

大学業界が現状維持をしていても問題なく存続できたのは、多くの学生が大学に進学するようになった「大学全入時代」という時代背景に支えられていたからです。

新卒・転職でこれから大学職員になる方が今後、管理職世代になるときには日本の若者を取り巻く環境は今よりもさらに変化していることでしょう。

大学収入の多くは学生が納める学納金(学費)と国からの補助金で構成されており、将来的に大学進学が見込まれる日本の18歳以下人口は年々減少していて2021年は出生率も減少しました。日本経済新聞によると2021年度の出生数は84万人、2020年度比で2万9786人(3.4%)の減少で6年連続の減少を記録しています。

18歳以下人口の減少は、将来の日本人学生の大学入学者の減少を意味しており、国立大学を中心に国からの補助金支給も年々厳しくなっていることから各大学は大学経営の戦略見直しを迫られている状況です。

18歳以下人口の減少により大学収入の減収が危ぶまれる状況下においては、大学業界は斜陽産業(※3)と言わざるを得ないので今後は企画立案、企画遂行、営業力などが大学職員に求められることになります。(※3 )産業が成熟期を過ぎて売上や成長が低下する業界のこと

大学職員が人気の理由にはノルマがない、休日が多い、年収が高いなどが挙げられますが、これからの時代は大学で働く大学職員こそ、正解のない課題に対して中堅・若手の頃から果敢に挑む姿勢が求められます

失敗を恐れずにたくさん挑戦して失敗した経験を重ねる覚悟を持った方がこれからの大学職員として活躍していくでしょう。

正確に素早くこなす力は事務作業で活きる

大学職員の仕事は4月から翌年3月までの年度単位で動くため年度が切り替わる年度末、年度初めのは繁忙期を迎えます。繁忙期の3月~4月は業務量も多く、教員からの問い合わせや学生対応など急な仕事も舞い込んできます。

どれだけ急な仕事が舞い込んできてもやるべき事務作業の作業量は減ってくれません。そんな大学職員に必要な能力は正確に素早くこなす力です。事務作業は簡単な処理でもミスをすると重大な事故につながるため、早いけどミスがある状態では仕事になりません。

総合職として働く大学職員は自分の仕事だけを淡々と行うのではなく、現状のメンバーと業務量から適切な指示を派遣スタッフやパートスタッフに出すことが求められます。大学職員として年数を重ねるごとに素早い決断力も重要な能力になります。

大学職員の関わる仕事には、入試や卒業式といった学生の一生に関わる業務を扱う機会が多いです。うっかり間違えたでは済まない仕事がたくさんあるので人的ミスを引き起こさない対策を講じることも重要な仕事です。

大学職員サキ

どうやったら正確に素早い仕事ができるようになるの?

繁忙期の大量の業務量を的確にさばいていくためには、繁忙期以外の仕事への取り組み方が大切です。普段の事務作業も抜かりなくこなしてこそ、同僚から信頼を寄せてもらえるものです。

「事務作業だから」と軽視するのではなく、

  • なぜ、この仕事をしているか?
  • この仕事はどこにつながるのか?
  • この仕事内容は今後も必要か?

を常に考えながら取り組みましょう。

大学職員は学生からの相談や派遣スタッフからの質問など、総合職として判断を求められる機会がたくさんあります。役職によって判断する裁量の大小はありますが、中堅・若手の大学職員でも担当者レベルの判断は必ず求められるので素早く的確な判断を行いましょう。

年齢を問わず、派遣スタッフやパートスタッフに的確な指示をだしながら協働していくことが大学職員には求められます。

まとめ

世間にはまだあまり知られていない大学職員の仕事や勤務先のキャンパスの魅力について紹介しました。

大学職員になるために特別な資格取得は必要ないものの、さまざまな状況で判断・指示だしする能力が求められます。

大学職員に求められる能力は次の3つです。

大学職員に求められる能力
  • 人と交渉して調整する力
  • すでにある枠組みにとらわれず挑戦する力
  • 正確に素早くこなす力

大学職員の仕事内容を理解するためには法人部署・教学部署の2つに分類されることを押さえましょう。

  • 法人部署(会社機能に関する業務を行う)
  • 教学部署(学生対応・教員との会議を中心に行う)

それぞれ大学の運営にとって欠かすことができない重要な仕事ばかりです。OB・OG訪問などで大学職員から仕事内容を聞いたらどちらの部署の業務なのかを理解することで「誰に向けてどんな取り組みを行う業務なのか?」を理解することができて、結果的に「何のために行う仕事か?」という点も理解できるようになります。

就活生・転職活動中の方でこれから大学職員を目指したい方は大学職員に求められる能力の中で「自分に備わっている能力はどれなのか?」自己分析をしながら考えてみましょう。

最初から、大学職員に求められる能力をすべて備えた人はいません。どれかひとつでも自分に当てはまる能力があれば、そのエピソードを中心に自己PRを考えていきます。「自分には話せる能力がない…」という方は社会人と話をする経験を積み重ねましょう。

就活生ならキャリアセンターで相談にのってもらうことができます。転職活動中の方は大学職員の転職求人があるエージェントで面談をしてみましょう。

まずは、自己分析をしてみて他の人からフィードバックをもらう他己分析を行うことも効果的です。

  • 大学職員になる方法を知りたい
  • 自分に備わっている能力を魅力的に伝えたい
  • 自己分析やエントリーシートを見てほしい

そんな方は「大学職員になる」公式LINEをご活用ください。現役大学職員のトキがお悩み解決に向けてお手伝いします。

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