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大学職員はどんな仕事?知られざる業務内容と必要なスキルを現役職員が解説

大学職員になるのアイキャッチ

世の中には、さまざまな職業がありますが、大学職員の仕事を知っている方は少ないです。

  • 大学職員という職業を最近知った
  • 就職先の選択肢に大学はなかった
  • 大学職員になるには資格がいるの?

大学職員について、詳しく知らないまま今の就活、転職活動をすすめて大丈夫でしょうか?

本記事ライターも就活生の当時、民間企業の選考を50社以上受けていましたが、最終的に大学職員として就職して良かったと実感しています。

この記事では、大学職員について、仕事内容や求められる能力などを紹介します。

大学職員について知ることで、あなたの希望する就職先が変わり未来が変わるかもしれません!

まずは、知ること、理解することから始めてみましょう。

この記事を読むと
  • 大学職員の仕事内容がわかる
  • 大学職員に求められるスキルがわかる
  • 大学職員の働く環境がわかる
目次

大学職員の仕事とは?

大学職員の仕事

大学職員とは、学校法人で雇用されている事務組織の職員を指します。

学校法人によっては、附属の高校や中学校を設置しており、大学以外でも勤務する可能性があります。

大学職員の仕事は、学生支援、研究支援、大学経営と非常に多様ですが、どの仕事においても次の点は共通しています。

大学職員の仕事に共通することは、

人の間にたって、0→1に変えていく仕事

ということです。

「0→1」にする仕事と聞くと、すごく大変そう!と感じるかもしれません。

この「0を1に変える」というのは、規模の大きなことから、日常的なことまでさまざまです。

0→1の大学職員の仕事
  • 新学部の設置準備
  • 人と人の間をつなげる
  • 新制度の検討・実施

規模の大きい、小さいは関係なく、身近なことの「0→1」の連続で、大学職員の仕事は成り立っています。

大学職員が仕事で関わるのはどんな人?

大学職員が関わる人

大学職員の仕事を理解するために、まずは大学職員が関わる人々をイメージしてみましょう。

教授や学生だけでなく、非常に多くの人々と関わるのが大学職員の特徴です。

大学職員トキ

画面スクロールストップ!
どんな人と関わるか考えてみて!

大学職員が仕事で関わるひとたち
  • 大学教授(教授、准教授、助教授、兼任講師、特任講師)
  • 学生(大学生、高校生、中学生、小学生、大学院生)
  • 保護者(小、中、高、大学)
  • 企業(業者、生協、学生の就職先)
  • OB、OGの皆さま
  • 地域の方々

このほかにも、大学職員の周りにはキャンパス清掃をしてくれる清掃員さんや、郵便局員さんなど、たくさんの方々がいます。

大学職員が関わる人として、イメージしやすい教員や学生も、細かくみてみると肩書や年齢など、さまざまということがわかります。

大学職員は、単純な事務仕事だけをしているわけではなく、多くの人と関わりながら仕事をしています。

大学職員が仕事をする部署は?

大学職員は学校法人に雇用されて働くため、学校法人によっては、大学以外で働くことも十分あります。

総合学園を掲げる学校法人の場合は、大学だけでなく、附属の小・中・高校などで勤務することもあります。

大学付属病院を設置する学校法人の場合、付属病院での勤務や一時的な出向というケースもあります。

転職や就職を考える大学や学校法人がどのように構成されているのか、しっかりと調べておきましょう。

大学の仕事は法人と教学の2種類に分かれる!?

ひとつの大学にある部署は20部署~30部署です。

大学で勤務する大学職員は、どこかの部署に配属されて仕事をしますが、大学の部署は次の2つに分類されます。

大学での勤務は大きく「法人系の部署」と「教学系の部署」に分かれます。

  • 法人部署
  • 教学部署

どちらも初めて聞いた方が多いのではないでしょうか?

順番に解説します。

法人系部署の特徴

法人系の部署は主に会社機能を持つ部署を指します。

具体的には、人事部・経理部・総務部などの、民間企業に必ず存在する会社経営と強い結びつきをもつ部署が多く分類されます。

業務内容は主に、学校経営に関する業務を取り扱うことが多く、学外の業者さんやOBOGといった学生や教員以外との関りが強い傾向にあります。

教学系部署の特徴

教学系の部署は主に教授や学生と深く関わる部署を指します。

具体的には、教務部・教務課・学生相談室などです。

大学によっては、各学部ごとの意思決定機能を有する「教授会」を運営する業務を教学系部署の大学職員が担うこともあります。

大学生が想像する大学職員の姿で、教務課の大学職員が良く挙げられるのは、それだけ学生との距離が近い証拠です。

このほかにも、大学には図書館、キャリアセンター、国際交流部、研究所など数多くの部署が存在します。

大学職員の業務内容を理解するうえで、まずはこの「法人系部署」「教学系部署」の違いをしっかりと押さえておきましょう。

大学職員は事務員ではなく総合職

大学職員の仕事

世の中で、大学職員と聞くと「大学職員=事務員」のイメージが強いです。

ところが、専任職員として求人が出ている大学職員は総合職となります。

総合職としての給料がもらえる分、民間企業の総合職と同じく責任や業務内容が重くなります。

「大学職員=事務作業」というのは、少し昔の時代で終わりました

とはいえ、大学を運営するうえで、事務作業は必ず発生します。

少なからず、専任職員の大学職員も事務作業を業務として処理することが求められます。

大学職員の仕事はひとりで黙々と事務作業をするというより、派遣スタッフやパートスタッフの方々と協働して事務処理を進めるイメージです。

特に、若手の大学職員は事務作業をこなしながら仕事を覚えていきます。

大学職員は自分の親世代の派遣スタッフやパートスタッフの方に、仕事を振ったり、お願いをしなければいけません。

「ひとりで黙々と事務作業がしたい」という理由で大学職員をめざす方には、不向きな職業といえるでしょう。

大学職員が働く環境はどんなところ?

大学職員にとって、職場は大学になります。

大学というところは、研究と教育を柱に地域社会に開かれた場所です。

大学には、多くの方々が関わっていることを冒頭に紹介しました。

関わる方が多ければ多いほど、それぞれが抱える事情や背景は異なります。

大学職員は、多様性の環境である大学で働く者として、相手が求める利益や抱える背景を理解し、慮る(おもんぱかる)必要があります。

大学に就職したら毎日が学びになる!?

大学職員にとって、大学は職場であると同時に、「大学」でもあります。

仕事をしながら、多様な価値観や有識者の意見を聞く機会が多いため、大学の講義を受けていた時のような学び続ける感覚があります。

大学職員トキ

大学の講義が楽しいと感じたことはある?

例えば、教学部署の教務課で働いていたとしましょう。

教務課の仕事風景

教務課では、教授と毎日のように打ち合わせをしています。

大学教授は、自身の専門分野に特化した研究者なので、会話の節々で

  • 「トヨタ生産方式のように効率化を・・・」
  • 「シェイクスピアはこんな言葉を残した…」

と、まるで学生時代の講義の一説のようなフレーズを耳にすることが多々あります。

分からない事例などがあれば、都度、自分で調べることで、絶えず学び続けることができます。

このほかにも、学生が相談にやってくることがあります。

これまでの人生で自分が全く考えていない新しい考え方や、抱えている悩み、境遇などに耳を傾けて、一緒に問題を解決していくことが大学職員の仕事です。

安っぽい意味で捉えてほしくはないのですが、「人間として成長する」ための環境が大学にはたくさんあります。

大学職員は、そのような大学という環境に身を置き、仕事をして、学び続ける存在です。

大学職員に必要な能力

大学職員に求められるスキル

大学職員になるために、国家資格などの資格取得は必要ありません。

研究と教育を柱にした大学という職場で働く大学職員に、求められる能力は大きく分けて3つです。

大学職員に求められる能力
  • 人と交渉して調整する力
  • 既存の枠組みにとらわれず挑戦する力
  • 正確に素早くこなす力

大学職員は、仕事を通じて教授や学生など、さまざまな方と接します。

大学職員への就職を目指す就活生、転職活動中の方はこの3つの能力を意識して、自己PRを考えましょう。

人と交渉して調整する力

交渉と聞くと、「大きな商談を成功させる」など、規模の大きなもの想像するかと思います。

ですが、大学職員には、毎回、商談のような取引があるわけではありません。

大学職員が関わる人々は、それぞれのバックグラウンドや主張が180度異なることがあります。

そんな中で、間にたって物事を進めていくためには、聞く力、理解力、人と話す能力が必要になります。

大学職員トキ

自分には能力があるかな?と思った方に質問です!

就活生への質問
  • 普段関わっている人は、友人だけではない?
  • アルバイト先で「交渉して調整」までしてる?
  • 「苦手な人」とどれだけ話をした経験がある?
転職者への質問
  • お客様は同じ業種・業界が多くないですか?
  • 到達ゴールが全く異なる方と協働した経験は?
  • 同世代と比較して人間力が鍛えられている?

人間はどうしても、無意識的に「安心・安全」な方に偏りがちになります。

そのため、気の合う人とだけ話をして、自分と異なるモノの見方をする人を「変わっている」と理由をつけて遠ざけます。

ですが、大学職員が働く大学は、多様性の環境です。

大学での仕事は毎日、新しいものに触れるので、「自分には総合的な人間力が足りない」と感じている方は、好奇心や傾聴力の側面から意識的にトレーニングを積んでいきましょう。

大学職員モモ

どうやって好奇心・傾聴力を育てるの?

好奇心・傾聴力を育てるためには、「新しい発見!」をたくさんしてみましょう。

就活中の就活生は、幅広い業界を見てみましょう。

転職活動中の方は、転職サイトを活用して、大学職員の求人に応募しながら現職以外の業界についても調べてみましょう。

現職の業界と他業界と比較することで、新たな発見がきっとありますよ。

既存の枠組みにとらわれず挑戦する力

挑戦を促す大学職員になるの画像

大学職員の働く大学では、「現状維持」や「前年踏襲」という雰囲気のところも存在します。

現状維持でも、問題なくやってこれたのは、多くの学生が大学に進学するようになった「大学全入時代」があったからです。

新卒・転職で大学職員になる方が今後、管理職世代になるときには、日本の若者を取り巻く環境は今よりもさらに変化していることでしょう。

18歳以下人口は年々減少しており、2021年は出生率も大幅に減少しました。

2021年度の出生数は84万人、2020年度比で2万9786人(3.4%)の減少で6年連続の減少しています。(引用:日本経済新聞

18歳以下人口の減少は、将来の日本人学生の大学入学者の減少を意味します。

人口減という意味では、大学業界は斜陽産業と言わざるを得ないので、今後は企画立案、企画遂行、営業力などが大学職員に求められるようになります。

大学で働く大学職員こそ、正解のない課題に対して、中堅・若手の頃から果敢に挑む姿勢が求められます。

失敗を恐れず、たくさん失敗して経験を重ねる覚悟を持った方が大学職員として活躍しています。

正確に素早くこなす力

大学職員の繁忙期は、業務量も多く、急な仕事も舞い込んできます。

だからこそ、大学職員に求められるのは正確性と素早い行動力です。

大学職員の関わる仕事には、入試や卒業といった学生の一生に関わる業務をする機会が多いです。

そんな時に、うっかり間違えたでは済まないことがたくさんあります。

大学職員サキ

正確性が求められるね!

普段の事務作業も抜かりなくこなしてこそ、同僚から信頼を寄せてもらえるものです。

事務作業だからと、軽視するのではなく、

  • なぜ、この仕事をしているか?
  • この仕事はどこにつながるのか?

を常に考えるようにしましょう。

大学職員には、学生からの相談や、派遣スタッフなどからの質問など、判断を求められる機会がたくさんあります。

裁量の大小はあれど、中堅・若手にも担当者レベルの判断は、必ず求められるので素早く的確な判断を行いましょう。

年齢を問わず、派遣スタッフやパートスタッフに的確な指示をだして、協働していくことが大学職員には求められます。

まとめ

世の中には、まだあまり知られていない大学職員の仕事について紹介しました。

大学職員になるために、資格取得は必要ないものの、さまざまな状況で判断、指示だしする能力が求められます。

大学職員に求められる能力は次の3つです。

大学職員に求められる能力
  • 人と交渉して調整する力
  • 既存の枠組みにとらわれない挑戦する力
  • 正確に素早くこなす力

就活生、転職活動中の方は、自分に備わっている能力はどれなのか、自己分析をしてみましょう。

最初から、大学職員に求められる能力をすべて備えた人はいません。

普段の生活や仕事から、今よりも意識を少し変えて取り組むだけで、人間は成長していきます。

まずは、自己分析をしてみて、他己分析や誰かに聞いてもらうという取り組みも効果的です。

  • 大学職員になる方法を知りたい
  • 大学職員の仕事内容をもっと知りたい
  • 自己分析やエントリーシートを見てほしい

そんな方は「大学職員になる」公式LINEをご活用ください。

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今後は、さらに多様化が拡大する大学業界で、皆さんとお仕事をできることを楽しみにしています。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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この記事を書いた人

・現役の大学職員
・OB訪問受付30名以上
・学生時代は50社選考受ける
・家族と平穏に暮らす

『就活生・転職者を応援するのは前向きな人と仕事がしたいから』

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